תהליך קבלת החלטות בארגונים - כלים וטכניקות למנהלים

קבלת החלטות בארגונים משחקת תפקיד מרכזי בהצלחת הארגון. בראש ובראשונה, החלטות קובעות את דרך הפעולה של הארגון, החלטות סוללות את הדרך בין אתגרים מורכבים, ניצול הזדמנויות והשגת יעדים אסטרטגיים. בין אם מדובר בהחלטות אסטרטגיות שנקבעות אחת לרבעון או אחת לשנה ובין אם מדובר בהחלטות יומיומיות, לכל החלטה יש פוטנציאל להשפיע על ביצועי הארגון, ההון האנושי שלו, המוניטין וההצלחה הכוללת.

המשמעות האמיתית של קבלת החלטות היא שהמון אחריות מונחת על הכתפיים של העומדים בראש שתפקידם לנהל את תהליך קבלת ההחלטות וכמובן להגיע להכרעה: המנהלים. אילו כלים וטכניקות קיימים בשביל שהארגון יוכל להבטיח שמנהליו יוכלו לשפר את יכולת קבלת ההחלטות שלהם ויסללו את הדרך להצלחה ארוכת טווח? במאמר זה נתמקד בשאלה זו. נבחן האם אפשר להכשיר מנהלים באופן מקצועי לקבל החלטות? בנוסף, נציג 4 טיפים שיסייעו למנהלים לקבל החלטות אפקטיביות.

מי מקבל את ההחלטה ועל פי מה?

תהליך קבלת ההחלטות בארגון בעל השלכות מהותיות על האסטרטגיה והמדיניות של הארגון, כאמור. כמובן שגורמים שונים תורמים לתהליך קבלת ההחלטות בארגון אך עם זאת תפקיד 'מפתח' שמור למנהלי הארגון. למנהלים יש את הסמכות מצד אחד לעצב את החזון, לקבוע יעדים ולהוביל את הארגון ועובדיו בדרך אליהם. מצד שני, אחריות רבה מונחת על כתפיו של המנהל.

על פי מה מתקבלות ההחלטות בחברה? התשובה לשאלה זו תלויה כמובן בגדול ההחלטה, המשקל שלה וכו'. באופן כללי הבסיס לקבלת החלטות נשען על הבנה של מטרות הארגון, בין אם מדובר ביעדים ארוכי טווח או קצרי טווח. בנוסף, על איסוף מידע רלוונטי מהימן המתבסס על טכניקות אנליטיות כדי לתרגם את המידע ביעילות (מחקר שוק, ניתוח פיננסי, חוות דעת מומחים ועוד). לכך יש להוסיף, חשיבה יצירתית באמצעותה על המנהל לבחון אם קיימות חלופות שונות במטרה להפחית סיכון ולגלות פתרונות חדשניים. כחלק מזה על מקבלי ההחלטות להעריך את הסיכונים והיתרונות הפוטנציאליים הקשורים לכל חלופה. לנתח את התוצאות הפוטנציאליות, לשקלל את העלויות והתועלת, ולהתחשב בהסתברות להצלחה או כישלון. נשמע מסובך? אכן לא מעט על הפרק.

תהליך קבלת החלטות בארגונים

ניתן למצוא מכנה משותף בתהליך קבלת ההחלטות בארגונים שונים, בנוגע להחלטות מסוגים שונים. השלב הראשון מתחיל בצורך לקבל החלטה. כלומר, קיימת הבנה שכתוצאה מבעיה מסוימת או צורך, החלטה נדרשת להתקבל. בשלב השני, יש צורך להגדיר את המטרות, כלומר לאן היינו רוצים שההחלטה תוביל את הארגון. בשלב הבא, יש לאסוף ולעבד מידע שיספק את התשתית לקבלת ההחלטה. לאחר מכן, שלב נוסף הוא לבחון דרכי פעולה אפשריים ולנסות לנבא את התוצאה האפשרית לכל אחת מהן. השלב הנוסף הוא שלב הבחירה. עם זאת, לא מדובר בשלב האחרון. לאחר מכן יש להוציא את ההחלטה אל הפועל על ידי קביעת לוחות זמנים, הקצאת משאבים, קביעת גורם שיהיה אחראי על הביצוע שלה. השלב האחרון הוא המשוב, בלעדיו לא ניתן ללמוד מטעויות, להתפתח ולהתקדם.

איך ניתן לקבל את ההחלטה הטובה ביותר בתור מנהל?

המפתח לקבלת החלטות בצורה הטובה ביותר טמון במנהלים שבארגון. או יותר מדויק, בהכשרתו המקצועית של המנהל. בדיוק כמו בכל תפקיד אחר המצריך הכשרה כך גם תפקיד המנהל, ואפילו ביתר שאת. המנהל אמון על מגוון רחב של תחומים לרבות ניהול ישיבות צוות, בניית תכנית עבודה, מתן משובים, גיוס כוח אדם ועריכת ראיונות, עריכת פרזנטציות והעברת מסרים ועוד. המנהל הוא המחולל הגדול ביותר בארגון והוא זה שיוביל את עובדיו, יקדם את מטרות הארגון ויקבל את ההחלטות בארגון. כל אלה מצריכים מהמנהל לרכוש מיומנויות ולהתעדכן על בסיס שוטף, במיוחד נוכח הקצב הדינמי והמהיר שבו מתפתח העולם התעסוקתי.

כלי הכרחי להבטיח את הכשרתו המקצועית של המנהל הוא קורס פיתוח מנהלים. במסגרת פיתוח מנהלים חשוב לשים דגש לא רק על הנהגה והובלה, מוטיבציה ותאוריות. הזרקור צריך להיות מופנה גם לפרקטיקה ולחיבור בינה לבין התיאוריה. הכוונה שפיתוח מנהלים בארגונים צריך לכלול גם ניתוח דילמות מהשטח, התנסויות מעולמות תוכן שונים, למידה מעשית. פיתוח מנהלים צריך להעניק למנהל בסיום ההכשרה כלים וטכניקות חדשניות שיעזרו לו לבצע את התפקיד בעולם החדש.

ב-HR+ מאמינים שתכנית לפיתוח מנהלים צריכה להיות מותאמת לצרכים ולמבנה הייחודי של הארגון לכן השלב הראשון בתהליך הוא אבחון ואיתור הצרכים הניהוליים, לאחר מכן, השלב השני, מיפוי כישורים בארגון. אחרי שעוברים שני שלבים אלה, השלב הבא הוא בניית תכנית להכשרת מנהלים בהתאמה אישית. בשלב הרביעי, העברת סדנאות והכשרות ובשלב האחרון, ליווי מקצועי והטמעת הנושאים בשטח.

תכנית הפיתוח למנהלים של HR+ מעניקה ידע מעשי רחב בשלל נושאים ואלה חלק מהם:

1. גיוס וראיונות לרבות, הכנה לראיון, ניהול ראיון, שאלות על בסיס כישורים, סיכום ראיון. כל זה במטרה לגייס את ההון האנושי המשובח ביותר עבור הארגון.
2. ניהול ישיבות צוות ובניית תכנית עבודה לרבות כלים פרקטיים למיקוד קשב.
3. פרזנטציה אפקטיבית לרבות פחד קהל ודרכי התמודדות, תקשורת מילולית ובלתי מילולית, דרכים להתמודדות עם צניחת קשב, מבנה ומרכיבי הפרזנטציה, עיצוב מסרים, אומנות הסטוריטלינג.
4. תפיסת תפקיד כישורים וכשירויות לרבות איתור סגנון ניהולי, היכרות עם עולם הכישורים והכשירויות, יצירת "אני מאמין".
5. חניכה ומשוב לרבות מיומנות מתן משוב, מעגל החניכה, עקרונות ותצרות חניכה ועוד.

טיפים לקבלת החלטות בארגונים

ריכזנו כאן 4 טיפים שיסייעו למנהלים לקבל החלטות מקדמות וחיוביות:

טיפ ראשון – התחילו מההתחלה

לפעמים יש נטייה 'לקפוץ למים'. אך חשוב שרגע לפני חתירה בכל הכח אל עבר הפיתרון, יש חשיבות  להגדרת 'הבעיה' או 'הצורך' שהתעוררו. נשמע מעט טריוויאלי אך לעיתים לא מדובר במשימה פשוטה כלל. מדובר בזיקוק של הנתונים הקיימים בפנינו וסימון נקודת 'היציאה לדרך'. במילים אחרות, ההגדרה יכולה לסייע בהבנת ההקשר וההיקף של ההחלטה שצריכה להתקבל וגם לסייע בתיאום ציפיות מול הגורמים המעורבים בדבר.

טיפ שני – צרו שיתוף פעולה

תם העידן של 'מקבל החלטות יחיד'. שיתוף של מספר אנשים, כל אחד עם היכולות והיתרונות שלו, מאפשר קבלת החלטות טובה יותר. עודדו דיונים פתוחים וכנים, שיתוף פעולה ודיונים בונים בין חברי הצוותים השונים בארגון בדרך לקבלת ההחלטה. שאפו להגיע להסכמה בין מחזיקי העניין המרכזיים, במידת האפשר.

טיפ שלישי – לא לשכוח את ההיסטוריה

הרבה פעמים אנחנו 'לא ממציאים את הגלגל'. יש סיכוי שהחלטות שצריכות להתקבל היום, התקבלו בעבר. במיוחד בארגון גדול וותיק שהיו בו חילופי כוחות לאורך השנים. נצלו את הידע שהארגון אסף, נתחו אותו והסיקו ממנו מסקנות לטובתכם. במילים אחרות, נהלו את המידע שברשותם ואל תתנו לו ללכת לאיבוד. למדו מתוך ניסיון העבר ותמיד נסו לשפרו.

טיפ רביעי- שווקו את ההחלטה

אחרי קבלת ההחלטה, העבירו אותה ביעילות לכל הצדדים הרלוונטיים. הסבירו את ההיגיון מאחוריה, התייחסו לחששות והקצו משאבים ליישום שלה.

לא רק קבלת החלטות – צדים נוספים לפיתוח מנהלים

יכולת קבלת החלטות היא רק צד אחד בתהליך של הכשרה וגם של פיתוח מנהלים בארגון. ישנם כישורים רבים וצדדים נוספים לפיתוח מנהלים, החל מכישורי ראיון ובחירת עובדים, דרך ביצוע הערכות ביצועים, יצירת מוטיבציה, גיבוש צוות, יכולת לראות קדימה ועוד, הכל כחלק מתהליך שמטרתו הכוללת היא העלאת הפירון בארגון. אתם מוזמנים לבדוק את התוכניות לפיתוח והכשרת מנהלים של HR+ ולחוות עלייה בפריון גם אצלכם בארגון.

לסיכום

קבלת החלטות בארגונים נמדדת באפקטיביות שלה על ידי היכולת לנווט דרך אתגרים מורכבים, לנצל הזדמנויות ולהשיג את היעדים האסטרטגיים שלהם. ארגונים יכולים לשפר את יכולת קבלת ההחלטות של אנשי המפתח על ידי ביצוע הכשרה מקצועית.

המיומנויות שמנהלים רוכשים, לא רק מהתאוריה אלא גם מהפרקטיקה, במסגרת מקורס 'פיתוח מנהלים בארגונים' מסייעות להם לקבל החלטות ביד רמה ולהוביל את הארגון להשגת מטרותיו. ב- HR+ מציעים תוכניות שונות לפיתוח מנהלים והגדלת הפריון בהתאמה אישית לצרכים שלכם ובשילוב מנצח בין התיאוריה לפרקטיקה. מוזמנים לפנות אלינו לפרטים נוספים.