איך לראיין עובדים? 10 טיפים לגיוס איכותי ומדויק

ההון האנושי הוא נקודת חוזק של חברות וארגונים רבים והם שמחים מאד לספר את זה לכל מי שמוכן לשמוע. איך מגיעים למצב שבו העובדים בחברה הם אחת מנקודות החוזקה שלה? מקבלים לעבודה רק את המתאימים והטובים ביותר כמובן. אבל איך עושים את זה? HR+ באה לעזרתכם, ריכזנו לכם כמה כללי זהב איך לראיין עובד פוטנציאלי ולמצוא את המתאים ביותר.

ראיון עבודה אולי נתפס כפעולה פשוטה וזניחה בה שואלים את המועמד כמה שאלות מתוך פרוטוקול ומסמנים "נכון" או "לא נכון" כאשר מי שמקבל את הציון הכי גבוה מתקבל, אך האמת רחוקה מאד משם. איך לראיין מועמד לעבודה היא משימה הדורשת מיומנות וניסיון, רגישות ויכולת. לא רק קריאה של האדם מולך אלא גם שליטה על האינסטינקטים והרגשות שלך כמראיין או מראיינת.

אז איך מראיינים מועמד פוטנציאלי לעבודה? איך קולטים ומכשירים את האנשים המתאימים לכם ולדרישות הארגון? איך מזהים את היכולות והכישורים הנכונים עוד משלב ראיון העבודה? החל מהכשרת המנהל או המנהלת לראיון העבודה ועד לנטרול ההטיה האישית – ריכזנו לכם כמה טיפים במאמר הבא.

10 טיפים איך לראיין עובדים

יש לנו עוד המון מה להגיד בנושא חוץ מהטיפים. אנחנו מתאפקים… ניתן לכם את הטיפים ואז נמשיך לעוד כמה סעיפים חשובים.

טיפ 1 – הכשרת המראיינים לביצוע הראיון

ההערכות לביצוע ראיון עבודה מוצלח מתחילה עוד בהכשרת המראיינים. קיימת סברה לפיה לכאורה מי שנבחר להיות מנהל הוא באופן אוטומטי מועמד אולטימטיבי לבצע ראיון עבודה וכי הוא ניחן במתת אל: היכולת לבצע ריאיון בצורה מושלמת. ובכן, מדובר בסברה מוטעת שהמחיר שלה הוא בחירת מועמדים לא מתאימים, הכשרתם ובזבוז משאבים רבים לחברה.

יותר מזה, גם "סדנת ראיון" המכשירה מראיינים לבצע ראיון על ידי מתן מידע לא הופכת את המנהל שהשתתף בה 'לכשיר' לבצע את ראיון העבודה. גם לא, הסימולציה היחידה שהייתה בסדנא. אז מה כן?

הסמכה לביצוע. יש להסמיך את המנהלים לביצוע ראיון, לבחון איך הם מראיינים בפועל, להגדיר סטנדרט לביצוע ראיון ולוודא שהמנהל או המנהלת אכן עומדים בו.

נכון, המשמעות של הסמכת מנהלים לביצוע ראיון בסטנדרט גבוה היא זמן וכסף. עם זאת, אם נשקול את ההשלכות של התוצאה ההפוכה, בזבוז כספים על מועמדים לא מתאימים, פגיעה במיתוג של החברה, הרי שהן גבוהות יותר מאשר השקעה מראש בהכשרת המנהלים של החברה.

טיפ 2- קביעת סטנדרט ראיון

ראיון זה לא 'מופע אלתורים', זה לא 'כישרון מולד' וגם לא 'נטו אינטואיציה'. ראיון זה מתודה שאנחנו צרכים להקפיד עליה, החל מחוויית המועמד והיכולת שלנו לאפשר לו להרגיש בנוח ועד זיקוק מדויק של הכישורים והיכולות שלו. זה לא משנה אם מדובר בראיון לתפקיד זוטר או בכיר ביותר, לראיון עבודה יש סטנדרט שעל פיו הוא מתנהל והוא כולל מבנה מסודר (שנגע בו בהמשך), שאלות שחייבות להישאל, שאלות שאסור שישאלו וכו'. לפי סטנדרט זה על המנהלים והמנהלות לפעול.

טיפ 3- ערכו את הראיון באווירה נעימה

ראיון עבודה הוא סיטואציה מלחיצה גם ככה. אבל מה שאתם רוצים לראות באמת זה את האדם שעומד מולכם עם כמה שפחות מסכות. לשם כך, אתם צריכים לייצר בראיון תחושה נעימה ונוחה שתאפשר לו להיפתח ולהיות אמיתי אתכם. מה לגבי תפקידים שדורשים עמידה בלחץ? חשוב לבדוק את הנושא, אך לא בראיון. הכינו תרגיל, מבחן או התנסות מעשית מחוץ לראיון כחלק מתהליך הקבלה, ושם תבחנו את מצבי הקיצון אם יש להם חשיבות.

טיפ 4 – זכרו את המקום של התרגילים והחידות

פרק מאד פופולרי בראיונות מודרניים הוא לתת שאלה, תרגיל או חידה לפתרון. זה מצוין, בתנאי שאתם זוכרים את המקום של התרגיל – לראות את דרך החשיבה וההתמודדות, לא להגיע לתשובה הנכונה.

מראיינים רבים שוכחים להסתכל על מה שחשוב ורק מחכים לתשובה הסופית, אך זה מפספס  את כל המהות של חידות ותרגילם במהלך ראיון.

טיפ 5 – התאימו את הראיון למהות התפקיד

לא כל תפקיד דורש יכולת הובלת צוות וכישורי מנהיגות. יש תפקידים "סוליסטים" או כאלה שאופק הקידום בהם מאד מוגבל. יש תפקידים בהם היכולת המקצועית היא זניחה לעומת הכישורים החברתיים ולהיפך. לכן, לפני שמתחילים את הראיון בררו קודם עם עצמכם על מה יש לשים דגש, ומה יהיה בגדר "חיובי אך לא הכרחי".

טיפ 6 – הקפידו על צוות מראיינים מצומצם

מספר הקסם מבחינתנו הוא 2-3 מראיינים. מראיין בודד זה מעט מידי כי ההטיה האישית משחקת תפקיד גדול מידי, וגם מפני שראיון של 1:1 עלול להפוך מהר מאד לשיחה שסטתה מזמן מהנושא. 4 מראיינים ומעלה זה כר לא ראיון, זו וועדת משמעת. הסיטואציה של לשבת מול 4 או יותר מראיינים, אפילו ברמה הפשוטה של "לאן מסתכלים?", היא סיטואציה מלחיצה שבהכרח תקטין את הסיכוי שלכם לאותנטיות מהמרואיין.

טיפ 7 – דעו את מקומו של הרושם הראשוני

אין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני ובתת המודע שלנו זה באמת עובד כך. אך אנחנו כמראיינים צריכים להבין את ההשפעה של רושם ראשוני ולא לתת לה להיות מוגזמת. חישבו על הסיטואציה הבאה – המרואיין נכנס לחדר, ובצעד הראשון שלו, מועד, התיק שלו נופל על הרצפה וערמת דפים מתפזרת סביבו. אם נניח לרושם הראשוני לנהל אותנו, הראיון יכול להסתיים כבר בשלב הזה…

לכן, כמראיינים, אתם חייבים להיות מודעים להשפעת הרושם הראשוני עליכם ואם שמתם לב למשל שהתרשמתם שהמרואיין הוא שחצן / מפוזר / אינטיליגנט במיוחד / שקרן וכו', נסו לאשש או להפריך את זה בעזרת תשומת לב ושאלות מוכוונות.

טיפ 8 – וותרו על הסיטואציות המומצאות

בעבר, היה נהוג "להמציא" סיטואציות קיצוניות ולשאול את המועמד איך היה פועל בהן. משהו בסגנון: "אתה לבד בשדה התעופה, טרוריסטים השתלטו על הטרמינל, אתה תקוע בשירותים עם לפטופ וטלפון ועליך לעקוף את מערכות הביטחון של שדה התעופה ולשלוח מסר לווייני לשירותי החילוץ בלונדון ויש לך רק 5 דקות בשביל זה ואיך שאתה מתחיל יש הפסקת חשמל…"

יש שתי בעיות עם סוג השאלות האלה – הראשון, הוא שהן בעצם לא בוחנות שום דבר אמיתי. השני, הוא שהסיטואציה כל כך מופרכת שהמועמד יכול לנכס לעצמו איזה תכונה ואיזה כישורים שירצה, ולתאר פעולה שאין סיכוי שהיה עושה, כך ששאלות מסוג זה רק יטעו אתכם.

רוצים לשאול על התמודדות עם מצב קשה? שאלו על אירועים שהמועמד נתקל בהם בעבר.

טיפ 9 – זכרו גם את ההשתלבות החברתית

ברוב החברות, היכולת המקצועית היא לא חזות הכל. היא כמובן חשובה מאד, אך ללא יכולת להשתלב, לעבוד בצוות, להיטמע בתרבות הארגון – אין בה טעם.

לכן הקדישו חלק מהראיון כדי להתרשם מהאדם עצמו, ושאלו את עצמכם, לא רק אם הוא יכול לעשות עבודה טובה, אלא גם אם הייתם נהנים לעבוד לצידו.

טיפ 10 – התבוננו גם מסביב לראיון

נצלו את הזמן הלא רשמי מסביב לראיון: הכניסה לבניין, היחס לאנשי הצוות הזוטר (פקידות הקבלה, המנקים), הקפה שלפני וההליכה ליציאה שאחרי כדי לאסוף מידע נוסף על האדם. פעמים רבות, דווקא מחוץ לחדר הראיונות אנשים "משתחררים" ומגלים את פרצופם האמיתי, לטוב ולרע.

עד כאן הטיפים, עכשיו בואו נדבר על כמה אלמנטים מהותיים בראיונות עבודה שחשוב להקפיד גם עליהם.

האם חשוב לבצע את ראיון העבודה בצורה רשמית ומקצועית?

כן. יש לכך שתי סיבות עיקריות. אחת היא בכלל "מהכיוון ההפוך". מה אנחנו משדרים לעובד הפוטנציאלי שאנחנו מראיינים, אם ראיון העבודה לא נערך בצורה רשמית ומקצועית, אנחנו אולי נצליח לקבל עובד טוב, אבל גם כזה שבטוח שהחברה שלנו היא לא מקצועית ויש דברים שאפשר לחפף בהם, ממש כמו בראיון העבודה.

הסיבה השנייה, היא שדווקא מכיוון שעל פי רוב ראיון העבודה לא נעשה על ידי פרופיילרים מקצועיים עם 30 שנה ניסיון שיכולים לקלוט אדם בשיחת מסדרון של 30 שניות, דווקא בגלל זה אנחנו צריכים להקפיד על ראיון מקצועי, מובנה, שאנחנו מתכוננים אליו כמו שצריך. זה ייתן לנו את הכלים הטובים ביותר לבחון את המועמד שמולנו ולקבל לעבודה את המתאימים ביותר.

מה המבנה הנכון לראיון עבודה?

אנחנו יודעים שעצם השאלה מעוררת אי נוחות בקרב מראייני הפריסטייל, אלה שאוהבים לזרום עם הראיון. אנחנו לא נגד, אך חשוב לפחות ברמת התוכנית להקפיד שיהיה מבנה שישרת אתכם בדרך לראיון מוצלח שבאמת יספק לכם את המידע הדרוש. אז איך עושים ראיון עבודה במבנה נכון?

ניכנס רק לסעיפים הגדולים:

• פתיחה – חשוב לשבור את הקרח, להציג את עצמכם, לתת למרואיין לומר כמה מילים שעליהן הוא "לא נבחן" (פרטים יבשים כמו שם, סטטוס, הכשרה וכו'). להסביר על מהלך הראיון וקצת על החברה. חלק חשוב של הפתיחה הוא ליצור וודאות ותחושה נוחה.
• פרק מקצועי – בו אתם מתרשמים מהיכולות והפוטנציאל המקצועי של המרואיין.
• פרק אישי – בו אתם מנסים להתרשם מאופיו ומיכולת ההתמודדות של המרואיין
• פרק חופשי – בו אפשר לדון יותר לעומק על נושאים שונים שעלו בראיון, לתת למרואיין להתבטא יותר בחופשיות, ואפילו לקחת את השיחה למחוזות אישיים של תחביבים ופנאי כדי להתרשם מזווית נוספת.
• סיכום.

זו דוגמה למבנה כללי של ראיון.

מה חשוב לבדוק בראיון העבודה עם המרואיין?

אנחנו חושבים שמילת המפתח בתשובה לשאלה הזו היא: התאמה. יש לכך כמה תתי סעיפים אבל אנחנו תמיד צריכים לזכור כשאנחנו מתכוננים לראיין עובד, שאנחנו לא מחפשים את "מס' 1 בתחום", או הישג מסוים אלא התאמה. התאמה לתפקיד מבחינה מקצועית, התאמה לצוות מבחינה חברתית, התאמה לחברה או לארגון מבחינה ערכית. ברגע שתהיה לנו אי התאמה באחד מהפרמטרים, השידוך הזה ייכשל.

אחרי שהגענו למסקנה שההתאמה קיימת, אפשר לבדוק בראיון גם דברים נוספים, כמו למשל, יציבות ותוכניות להמשך, פוטנציאל ויכולות נוספות ועוד. אך אין ספק שמילת המפתח פה היא התאמה וזה האתגר העיקרי שלנו כמראיינים.

איך להבין בצורה טובה את האדם שמולנו?

טוב, הלוואי שהייתה לנו פה עצת זהב אחת שתפתור את זה, אך האמת היא שזו אחת המיומנויות החשובות ביותר שנדרשות ממראיין מצד אחד אך גם המורכבות ביותר והקשות ביותר ליישום מצד שני. גם מראיינים וותיקים ומנוסים עדיין "נופלים" בזה ומקבלים לעבודה מועמדים שלימים מסתבר שהם לא מתאימים.

אילו כלים בכל זאת עומדים לרשותכם?

ראשית – התבוננות והקשבה. אנחנו מניחים שרובכם הגדול הוא לא מומחה לשפת גוף או קריאת אנשים, ובנוסף, מכיוון שהסיטואציה מלכתחילה מלחיצה, שפת הגוף תבטא את זה. אז על מה להתבונן? על שינויים. מתי המרואיין פתאום נפתח, מתי נסגר, מתי מתחילה תנועה עצבנית עם הרגל, או לחלופין, מתי היא מפסיקה (כי יכול להיות שהיא הייתה שם מההתחלה…). התבוננו.

הקשיבו – לא רק למסר, אלא גם לטון, לבחירת המילים, לביטחון בדיבור. נסו לקרוא גם בין השורות ולהבין מה המרואיין לא אומר. למשל, אם המועמד מציין על שני מקומות עבודה את סיבת העזיבה, אבל על השלישי לא, שימו לב לפרט הזה ונסו לברר אותו.

כלי נוסף שעומד לרשותכם הוא – העובדות. הדרך הבטחה ביותר לנסות לחזות את העתיד היא להסתכל על העבר, או לענייננו, אם אתם רוצים לדעת איך מועמד יתמודד עם סיטואציה או משימה מסוימת, אל תנסו לשאול "איך תתמודד עם", אלא חפשו סיטואציה כמה שיותר דומה בעברו ושאלו אותו "איך התמודדת".

אחרון חביב – הצליבו מידע והימנעו מהטיה אישית. לפעמים אנחנו יכולים לגבש דעה על אדם כי הוא סיפר בדיחה לא מצחיקה או לא הבין את הדוגמה שנתנו. זו הטיה אישית, אנחנו מחפשים את הדומה לנו, כמראיינים אנחנו צריכים לנטרל את הדחף הזה כמה שיותר. מצד שני, אנחנו יכולים לנסות לאושש את המידע והתחושות שלנו על ידי התמקדות ושאילת שאלות בנושא. זה יעזור לנו להבין באמת מי האדם שיושב מולנו, בלי לתת להעדפה האישית שלנו להשלים בשבילנו מידע.

איך להיות מוכנים לראיון עבודה?

כמראיינים, ההכנה שלנו לראיון חשובה מאד להצלחה שלו.

אחרי שכמובן הכשרנו את המנהלים והמנהלות לביצוע את הראיון תוך קביעת סטנדרט הראיון, יש להגדיר את הדרישות של התפקיד, הצוות והחברה, להימנע מהטיה אישית, להתאמן על התבוננות והקשבה, להכין מבנה מוגדר לראיון, לבחור את הצוות המתאים ולדאוג לאווירה נוחה.

בנוסף לדברים האלה, חשוב שנאסוף את כל המידע הזמין לנו על המרואיין, למשל, קורות החיים שלו, סיכום ראיון קודם או בדיקות מקצועיות אם יש, במידה והוא סיפק ממליצים, לדבר איתם. מתוך כל המידע הזה להתכונן עם נושאים שנרצה לברר במהלך הראיון.

איך ניתן להשתפר מראיון לראיון?

ראשית, הניסיון עצמו עוזר. לא לומדים איך לראיין עובדים פוטנציאליים רק מלקרוא מאמרים, צריך לתרגל, אך חשוב שהתרגול יהיה מוכוון ויעיל. בסיום הראיון, בצעו תחקיר אישי, וגם תחקיר קצר בצוות המראיינים.

שוב, המאמר הזה מכיל את רוב הסעיפים המרכזיים שאתם צריכים, תוכלו פשוט להשתמש בו כדי לבדוק את עצמכם סעיף סעיף.

לסיכום

ראיון עבודה הוא שער הכניסה המשמעותי ביותר של עובדים חדשים לחברה ולארגון שלכם. ככל שתדעו לראיין עובדים פוטנציאליים טוב יותר, כך תוכלו לקבל לחברה שלכם אנשים מתאימים יותר ולהגיע להישגים גדולים יותר.

אנחנו ב HR+ יודעים לתת לכם את הכלים להביא לארגון שלכם את האנשים הנכונים. לדוגמא תכנית פיתוח המנהלים שלנו המכשירה מראיינים לבצע ראיון מבוסס כישורים ויכולת. נשמח ללוות אתכם בתהליכי הכשרה של קליטת עובדים כדי שתוכלו לקבל אנשים מעולים אליכם לחברה.

צרו קשר עוד היום וצוות המומחים שלנו ישמחו לעמוד לשרותכם.