יום אוריינטציה לעובד חדש

יש שיאמרו שיום האוריינטציה הוא היום המשפיע ביותר על העובדים החדשים, כיצד ייכנסו לתפקיד. למה אנחנו חושבים שיש הרבה אמת באמירה הזו? מה חשוב שיהיה ביום האוריינטציה? (וגם מה הוא בכלל), ולמה יש ביום הזה הרבה יותר מאשר להבין איפה מכונת הקפה, איך שולחים מסמך להדפסה וכמה ימי חופשה מקבלים בחול המועד? והכי חשוב – איך דואגים שביום האוריינטציה העובדים באמת ירגישו שהם קיבלו כיוון, ולא הלכו לאיבוד….

אם נתרגם את המונח יום אוריינטציה באופן מילולי, מדובר ביום התמצאות עבור העובד החדש. כמובן שלא מדובר רק בהתמצאות פיזית, לשם כך אפשר לצייד את העובדים במפה, באפליקציה די פשוטה או אפילו לשלט את מתקני החברה. אך כמובן שהעיקר ביום אוריינטציה הוא לא ההתמצאות הפיזית  אלא הרעיונית. להכיר את התרבות הארגונית, אנשי מפתח בצוות שרלוונטיים לאותו עובד, הזירה העסקית בה החברה מתמודדת ועוד.

מה זה בכלל יום אוריינטציה לעובד חדש?

יום אוריינטציה הוא גם יריית הפתיחה ואולי גם אירוע השיא של תהליך אונבורדינג. טוב, עכשיו צריך להסביר גם מה זה תהליך אונבורדינג נכון? ובכן, ממש כמו בטיסה, אונבורדינג הוא תהליך שאמור לקחת את העובד החדש ולשים אותו על המסלול להמראה. אך בניגוד לטיסה, כאן התהליך לוקח כמה חודשים, ועל העובד לעשות יותר מלשבת בכיסא הנכון ולחגור חגורה. הוא צריך לקבל את הכלים, להבין את המערכת, לעבור את ההכשרה והחפיפה, להכיר את חברי הצוות, להיות בקיא בנהלים מצד אחד ובדיסציפלינות מקצועיות מצד שני. אבל בשורה התחתונה המטרה היא אותה מטרה – אנחנו רוצים שהוא ימריא.

מה החלק של יום האוריינטציה בתוך תהליך האונבורדינג? לתת לעובד החדש את הכלים לצאת לדרך. ביום זה, הוא לא נדרש לכלום מלבד שיתוף פעולה. זה יום שבו לא צריכים לעבוד, לא לבנות לו"ז לא להגיע מוכן לפגישות, לא להציג, לא להכין ובמקרים רבים, אפילו לא לבוא מוקדם. זה יום שמותר לו ללכת לאיבוד, מותר לו לשאול שאלות "של מתחילים", מותר לו להפר חלק מהחוקים והנהלים כי הוא עוד לא מכיר אותם, ובקיצור, יש לו יום של חסד. חוץ מזה, ביום אוריינטציה העובד גם מתקבל לחברה באופן רשמי (עוד נדבר על קבלת הפנים הזו) ולומד להכיר בצורה הבסיסית את החברה. אנשים, מקומות, ביזנס.

מה עושים ביום אוריינטציה?

ובכן, זו בעצם השאלה החשובה. אנחנו יכולים לספר שיש מקומות שיום האוריינטציה נראה קצת כמו מיונים ליחידה צבאית, מישהו לוקח את כל "הטירונים" ממקום למקום, בדרך מנסה להסביר איפה נמצא כל דבר, הנהלים מוסברים בקשיחות ואז יושבים לעשות מבחן בקיאות לוודא שהבנתם.

כמובן, שאי אפשר לכסות את הכל ביום אחד אז העובדים גם מקבלים "שיעורי בית" ויוצאים מהיום הזה מלאים בחוברות נהלים, טפסי קרא וחתום, אה, ואיזה שוקולד קטן שכתוב עליו ברוכים הבאים. תודה באמת. זה… נורא. יום אוריינטציה שנראה ככה הוא יום שהמטרות שלו לא הוגדרו בצורה טובה.

כי המטרה המרכזית של יום אוריינטציה צריכה להיות: לתת לעובד קבלת פנים חמה, לתת לו להרגיש רצוי ושייך, להחדיר בו מוטיבציה וחיבור לחברה, להסביר לו על הרעיונות הגדולים ועל החזון, ולשלוח אותו הבייתה עם חשק אדיר לבוא לעבודה ביום למחרת .זה יום אוריינטציה מוצלח.

האם חשוב לעבור על כל הנהלים של החברה ביום אוריינטציה?

ממש לא. ולמען האמת, להושיב את העובד מול עובד ותיק שירצה לו בחוסר חשק על הנהלים או, לא פחות גרוע, מול  לומדה מיושנת שמזלזלת באינטליגנציה של העובד, זה הבזבוז הגדול ביותר של יום האוריינטציה ופתיחה נוראית לתהליך האונבורדינג כולו. אז מה כן חשוב? הנהלים שאותם צריך העובד להכיר כדי להגיע מוכן ליום הבא, שהוא כבר היום הראשון בעבודה, ולא יום אוריינטציה שהוא יום חסד.

למשל – נהלי בטחון מידע בכניסה או ביציאה מהחברה, קוד לבוש, שעת הגעה, ציוד בטיחות, דיווח נוכחות. אלה דוגמאות לנהלים שבהם אסור לעובד לטעות גם לא ביום הראשון (השני למעשה). אבל האם חשוב לדעת דווקא ביום הראשון שאם נעדרת מהעבודה בגלל מחלה מעל 3 ימים עליך להביא פתק מהרופא, אבל אם זה פחות אז לא? זה כנראה יכול לחכות…

הדגש הכי חשוב שלנו ליום אוריינטציה

הדבר האחרון שעובדים בחברה חדשה רוצים להרגיש הוא שהם "עוד בורג במערכת". כן, אפילו אם הם באמת עוד בורג במערכת. לכן, הדגש אולי הכי חשוב שלנו ביום האוריינטציה הוא לתת לעובדים הרגשה שהם כמה שיותר רצויים וכמה שיותר מיוחדים, ולהימנע ככל האפשר מתכנים שיתנו את תחושת הבורג במערכת.

איך עושים את זה? קודם כל נמנעים מאווירת המיונים ליחידה צבאית, מהעמסת חומר טכני שצריך ללמוד, ומלומדות משעממות. ואז… יש דרכים רבות לתת לעובדים להרגיש שייכים.

הנה כמה מהן – ברכה מהמנכ"ל. לא חייב להיות בלייב כל פעם מחדש, אפשר ברכה בוידאו, היא אפילו יכולה להישלח לווטסאפ הפרטי של העובד. אל דאגה, המנכ"ל לא צריך לבלות שעות בצילום ברכות כל שבוע מחדש, עם קצת יצירתיות, וקצת טכנולוגיה מתקדמת (משניהם יש לנו בשפע ב HR+) אפשר ליצור ברכה כזו בצילום חד פעמי ואוטומציה.

מרצ'נדייז גם יעשו את העבודה, שלט לשולחן או לדלת, מחברת או יומן עם שם העובד, אפילו כרטיס ביקור שמכינים מבעוד מועד. אנשים אוהבים לראות ולשמוע את השם שלהם ויחס אישי זה בדיוק ההיפך מ"בורג במערכת". גם הרמת כוסית מצומצמת (צוות או מחלקה), איחולי ברוכים הבאים מקולגות ואפילו התארגנות מבעוד מועד לארוחת צהריים – כל אלה יכולים לעזור.

איזה תוכן חשוב שיעבור ביום אוריינטציה?

תוכן המדבר על חזון החברה והערכים, על התרבות הארגונית והאנשים שיוצרים אותה, על הישגי החברה וההתקדמות האחרונה שלה. תוכן שיעורר בעובדים החדשים רצון להשתייך, מוטיבציה להצליח, וחשק לבוא ליום העבודה הבא.

לסיכום

תהליך אונבורדינג מובנה, יעיל וחווייתי מתחיל ביום אוריינטציה בעבודה שבנוי נכון, עונה על המטרות האמיתיות של היום הזה ושולח את העובדים הבייתה בדיוק עם מה שהיו צריכים – כיוון. אצלנו ב-HR+ תוכלו לקבל הדרכה, הכוונה ומגוון כלים טכנולוגים, רעיוניים ותפישתיים לגבי תהליך האונבורדיג בכלל ויום האוריינטציה בפרט. מוזמנים לפנות אלינו להתייעץ ולקבל את כל הכלים שתצטרכו.