איך לנהל ישיבת הנהלה מוצלחת

ישיבת ההנהלה בארגון שלכם לא מתנהלת כפי שהייתם רוצים ומצפים? רוב המשתתפים בוהים בפלאפונים, הישיבה מתארכת ועדיין לא הספקתם לעבור אפילו על מחצית מהאג'נדה וכל זה אם בכלל הישיבה התנהלה כסדרה ולא נדחתה? ייתכן והסיבה לכך היא שישיבת ההנהלה שלכם תבניתית ולא מותאמת לארגון הספציפי שלכם. מה עושים? יש לנו כמה הצעות בשבילכם.

אם גם אתם מרגישים שישיבת ההנהלה בארגון שלכם מפספסת את המטרה שלה ואתם מעוניינים לדעת איך לנהל ישיבת הנהלה מוצלחת המותאמת אישית לארגון שלכם, המאמר הזה בשבילכם.

המומחים של HR+ ריכזו עבורכם את כל מה שאתם צרכים לדעת בנושא. אז תשכחו את כל מה שידעתם על ישיבות הנהלה וקבלו כמה רעיונות מחוץ לחדר הישיבות.

מהי ישיבת הנהלה מותאמת אישית?

כולם יודעים שישיבת הנהלה היא אותה ישיבה המתקיימת בתדירות קבועה של אנשי מפתח בכירים בארגון, בראשות המנכ"ל, שבה דנים בנושאים החשובים שעומדים על הפרק על מנת לייצר יעילות ארגונית ולקדם את יעדיי הארגון. אבל מהי ישיבת הנהלה מותאמת אישית?

העיקרון הוא שישיבת הנהלה שמתאימה במשרד עורכי דין היא לא אותה ישיבת הנהלה שמתאימה בחברת היי טק. ישיבת הנהלה בחברה שיש בה 15 עובדים היא לא ישיבת הנהלה שמתאימה בחברה שיש בה 150 עובדים. אם חיפשתם בגוגל את ראשי המילים 'ישיבת הנהלה' סביר שתקבלו את אותה התבנית המוצעת לכל הארגונים. אך, האם זה יתאים גם לכם? אם ישיבות ההנהלה שלכם לא מקדמות את החברה לשום מקום, כנראה שהתשובה לכך היא שלילית.

אנחנו ב-HR+ מאמינים שעולם העבודה החדש קורא תיגר על כל מה שאנחנו מכירים במסורת הישנה של התרבות הארגונית, כולל ישיבות הנהלה, החל מהמקום, המשתתפים ואף המועד שבו היא מתקיימת. בואו נצלול לעומק הדברים.

אפילו אופן הנגשת הנתונים, לכל צוות צריך להציג את זה אחרת.

דוחות מאפשרים ניתוחים אסטרטגיים, דשבורד מאפשר ניתוח אופרטיבי ומיידי שמאפשר גם קריאה לפעולה מהירה. בגלל אופי הנתונים, המנהלים לעולם לא יבצעו ניתוח אסטרטגי ללמידה וזה התפקיד שלנו, לכן, כדאי להישאר עם הדוחות, אבל למנהלים חשוב להציג דשבורד.

איזה מדדים נציג, במקום טבלה עמוסה שמצריכה מאיתנו לסדר אותה לכל מנהל אגף.

מהי מטרת ישיבת הנהלה?

אם תשאלו מנכ"ל של חברה מה מטרת ישיבת ההנהלה סביר להניח שהוא ישיב שהמטרה היא אחת: לקדם את הארגון להשיג את יעדיו. בעולם הישן התשובה הייתה זוכה לדוז פואה. אבל, בעולם החדש המטרה לא חייבת להיות כל כך כללית ובטח שהיא לא חייבת להיות קבועה. להפך.

לישיבת הנהלה יכולות להיות תכליות שונות, כך למשל הצפת בעיות וסיוע הדדי למציאת פתרונות, הפניית זרקור אל עשייה מקדמת ועמידה ביעדים של מחלקות שונות בארגון, קבלת עדכונים, וכן, גם תכנון וקידום מטרות ועוד. הדגש כאן הוא על הפרטים הקטנים, הספציפיות.

יש להחליט מראש מהי מטרת הישיבה הספציפית וכמה זמן יש להקדיש לאותה מטרה. לאחר מכן מומלץ ליידע מספיק זמן מראש את כל המוזמנים לישיבת ההנהלה מהי מטרת הישיבה וכמה זמן היא אמורה להיערך על מנת שיוכלו להגיע מוכנים. זו הזדמנות לשוב ולשקול האם לכל המוזמנים לישיבת ההנהלה יש מה לתרום בנושא הספציפי שהולכים לדון בו. בנוסף, חשוב לנקוב במטרת הישיבה בפתחה על מנת שהדיון יהיה ענייני וממוקד.

מי רצוי שיהיו הנוכחים בישיבת ההנהלה?

האם אכן בכל ישיבת הנהלה צריכים להיות נוכחים המנכ"ל, המשנה למנכ"ל, וכן נציג בכיר מתחום המכירות, הכספים והתקציב, כח האדם, המכירות, השיווק?

אנחנו רוצים לנפץ את המיתוס שבישיבות הנהלה רצוי שישבו כל אנשי המפתח בארגון.  דבר ראשון, חשוב שתבחרו את האנשים שהמידע נמצא בידיהם והם ידעו לתת את התשובות לשאלות ולקדם את מטרות הישיבה.

דבר שני, לא לכל ישיבה רצוי להזמין את כל אנשי ההנהלה. בשביל שישיבה תהיה מוצלחת, יעילה וממוקדת רצוי להתאים בין המטרה שלה והנושא שבו הולכים לדון לבין המשתתפים.

הגיוני שבישיבות עם נושאים רוחביים כמו הצבת יעדים רבעוניים רצוי שכל חברי ההנהלה ישתתפו בהן. אבל לא כל הישיבות הן כאלה. פחות הגיוני שנציג מחלקת השיווק יגיע לישיבה שבה המטרה היא גיוס כוח אדם למחלקת הכספים. לכן אנחנו מזמינים אתכם לצאת מהקופסה ולחשוב לפני כל ישיבת הנהלה מי האנשים שבאמת יכולים לקדם את המטרה שהצבתם.

5 עקרונות איך לנהל ישיבת הנהלה מותאמת לארגון שלכם

אוקיי, אז אחרי שדנו במהי ישיבת הנהלה לא תבניתית, דנו בתכלית המשתנה ומי רצוי שישתתף בכל ישיבה וישיבה, כעת נתמקד ב-5 עקרונות שייעזרו לכם לנהל ישיבה מוצלחת.

עיקרון מס' 1 לא דוחים אף ישיבת הנהלה

כמה שזה קל להיכנע ללחצים של הבלת"מים והמשימות השוטפות ולבטל ישיבת הנהלה שנקבעה אי שם בתחילת שנה. במיוחד אם המנכ"ל או חבר צוות אחר נעדרים. העניין הוא כזה- אף פעם אין זמן "טוב" לישיבות הנהלה להתקיים. תמיד יש משהו, פעם הבן של המנכ"ל חולה ופעם אחרת יש קרייסס דחוף באחת המחלקות בארגון.

ישיבת הנהלה מספיק חשובה בשביל שהיא תתקיים כסדרה במועד שבו נקבעה מספיק זמן מראש. ומה קורה אם אחד מאנשי המפתח לישיבה לא יכול להגיע?

אם למשל מדובר בחברה גדולה שראשי הארגונים נעדרים תכופות או שחלק מהעובדים עובדים באופן היברידי ניתן לקיים את הישיבות באונליין.

עיקרון מס' 2 ישיבות הנהלה קצרות

כשדיברנו על מטרת הישיבה הזכרנו שחשוב להתאים את משך המשיבה למטרה. יש נושאים שראוי להקדיש להם יותר זמן ולהפך. עם זאת, חשוב לציין שלא משנה מהו הנושא שנמצא על הפרק, יכולת הריכוז של בני האדם היא מוגבלת. תוסיפו לזה את כמות המשימות שמחכה להם, סדר יום צפוף, פלאפון שמהבהב ומתריע כל שנייה וזהו. איבדתם אותם.

לכן חשוב לא לעבור את השעה ורצוי אף לקצר.

אם יש לכם הרבה תוכן להעביר רצוי להשתמש בעזרים דיגיטליים ולא, אנחנו לא מתכוונים למצגות. סרטונים קצרים שניתן להכין בקלות מראש יכולים להשאיר את המשתתפים מרוכזים ולהעביר מסרים ונתונים בצורה ממוקדת.

עיקרון מס' 3 לא מתפרצים לדברים אחד של השני

דיברנו לא מעט על מה לעשות, לא פחות חשוב זה מה לא לעשות. אחד הדברים הכי חשובים הוא לשמור על תרבות דיון ולא להתפרץ לדברים אחד של השני. לא פעם מתקיימים ויכוחים, ישנן אי הסכמות או דעות מנוגדות. זה טבעי והגיוני בחדר שבו יושבים לא מעט אנשים, בטח כשמדובר על אנשים בכירים במחלקות שונות בארגון שרואים את הדברים מכיוונים שונים.

חשוב להגיד, אנחנו לא נמצאים בתוכנית של 'אופירה וברקו' או 'אולפן שישי'. ישיבה שבה יהיו התפרצויות וצעקות לא תכבד את הנוכחים שלה ולא תשיג את מטרותיה. התפקיד של המנכ"ל היא לנהל את הישיבה ביד רמה ולדאוג שהמשתתפים יוכלו להישמע בזמנם ובתורם תוך כבוד הדדי.

עיקרון מס' 4 בחרו את המועד המתאים

הדרך לנהל ישיבת הנהלה מוצלחת היא לקבוע מועד מתאים לישיבה. אז מהו הזמן האידיאלי? אין תשובה אחת. הכל תלוי בארגון עצמו.

אם מדובר בארגון בינלאומי שסגור ביום ראשון אז לקיים את ישיבת ההנהלה ביום שני יכול להיות לחוץ. במקרה כזה עדיף לדחות אותה ליום שלישי או רביעי.

אם לארגון שבוע עבודה מקוצר אז עדיף לא לקבוע את הישיבה קרוב ליציאה לסופ"ש.

חשוב שכל ארגון יבחן מהם זמני העבודה הטובים ביותר בהם העובדים מרוכזים בעבודה ולא מתאוששים מהסופ"ש או עם הפנים קדימה אליו.

עיקרון מס' 5 לא לשכוח לסכם ולחלק רשימת משימות

בדיוק כמו שפתיחת הישיבה והצגת מטרת הישיבה חשובים כך גם, אם לא יותר, חשוב לסכם את הישיבה, לקבוע רשימת משימות ריאלית, לחלק את האחריות ולקבוע לוחות זמנים לביצוע. זו למעשה הדרך היחידה להפוך ישיבת הנהלה כללית עם הרבה דיבורים לישיבה פרקטית עם מעשים שתביא תוצאות.

את הסיכום לרשימת המשימות יש לתעד בפרוטוקול ולהפיץ אותו באותו היום שבו התקיימה ישיבת ההנהלה או לכל המאוחר בוקר למחרת. יש חשיבות להפצת פרוטוקול ישיבת ההנהלה בזמן אחרת אתם חשופים לטיעון 'לא ידעתי. לא שמעתי. אה, אני הייתי צריך לעשות את זה?!'.

לסיכום

איך לנהל ישיבת הנהלה שמותאמת לארגון שלך? ישיבות הנהלה לא חייבות להיות תבניתיות, משעממות, לא ממוקדות ורחוקות מהשגת המטרות שלהן. ההפך הוא הנכון.

הסוד הוא להגדיר ולהתאים את ישיבת ההנהלה לאופי של הארגון, להגדיר מראש את מטרות הישיבה הספציפיות, להזמין את אנשי המפתח הרלוונטיים, להשתמש בעזרים דיגיטליים, לקיים פרוטוקול מסודר, לסכם את הישיבה, לקבוע משימות לביצוע, לא להאריך בדברים ולהישאר ממוקדים.

ב-HR+ מציעים לכם לשכוח מתבניות ישנות, להיות יצירתיים ולחשוב כל הזמן על התאמת ישיבת ההנהלה לארגון שלכם. בהצלחה.