תהליך אונבורדינג לקליטת עובדים מושלמת

דמיינו לכם את התסריט הבא: עובד נבחר בקפידה אחרי תהליכי גיוס ומיון קפדניים, עבר הכשרה והחל לעבוד. אך, אחרי פרק זמן קצר הוא החליט שהוא  "לא מחובר לאירגון" ושהוא עוזב! מדובר בתסריט אימה (סליחה על הדרמה) לארגון שכתוצאה מאי קליטת העובד, נגרם לו הפסד משמעותי של זמן ומשאבים. שאלנו את המומחים של HR+ האם יש מה לעשות כנגד תסריט האימה הזה והתשובה היא אחת: בוודאי! אונבורדינג!

במאמר זה נבחן מהו תהליך אונבורדינג? למה הארגון שלכם לא יכול לחיות בלעדיו? איך יוצרים תהליך אונבורדינג אפקטיבי? מהי הטעות מס'1 באונבורדינג?

ומה ממש כדאי לכם לעשות?

מ-ת-ח-י-ל-ים…

מהו תהליך אונבורדינג?

אונבורדינג כולל בתוכו את תהליך הקליטה של העובד בארגון משלב ההודעה על קבלתו לעבודה ועד שהוא נטמע בארגון בצורה חלקה. הנה כבר בתחילת המאמר אנחנו הולכים לגלות לכם את הסוד של אונבורדינג מוצלח והוא מסתכם במילה אחת: תהליך. לא מדובר במספר ימים בודדים של חפיפה או בשבועיים הראשונים של העובד בארגון, פרק זמן שאולי נשמע לנו הגיוני כ'התחלה רכה'. אבל האמת היא שבפועל מדובר בתהליך שלם, המותאם באופן אישי לעובד ולתפקיד אליו הוא נכנס ושיכול להימשך אפילו מספר חודשים עד לקליטה מוצלחת של העובד.

מה קורה במהלך התהליך הזה? אנחנו רוצים שהעובד יכיר את הארגון, החזון, הערכים שלו, יקבל את ההכשרה המקצועית שהוא נדרש לקבל במסגרת תפקידו החדש ושהוא יתמצא בתפקיד. אם אנחנו רוצים לסכם במשפט אחד אונבורדינג הוא חוויה לפיה בכל נקודת זמן העובד מקבל את מה שהוא צריך לאותו הרגע, להשתלבות נכונה בארגון. למה זה כל כך חשוב לערוך תהליך אונבורדינג איכותי, כזה שנמשך על פני מספר חודשים? טוב ששאלתם. על כך נרחיב בדיוק עכשיו.

למה זה חשוב?

על תחלופת עובדים גבוהה שמעתם? (אנחנו שמחים שהצחקנו אתכם). ברור ששמעתם! מסתבר ששלושת החודשים הראשונים הם מאוד קריטיים לשאלה הגורלית: האם העובד ישתלב בחברה בצורה חלקה או שמא הוא ינטוש כבר בהתחלה? אם אתם תוהים למה דווקא מדובר בפרק זמן של 3 חודשים, אז מחקרים מראים שדווקא פרק הזמן הזה הוא חשוב וקריטי בקביעת התחושה של אנשים לגבי מה שהם עושים (וזה נכון לגבי כל דבר חדש שאנחנו עושים). מכאן שהמשימה בתהליך אונבורדינג טוב הוא שהחודשים הראשונים של העובד יאפשרו לו לקבל את כל מה שהוא צריך כדי לרצות להישאר בארגון ולהצליח בתפקיד החדש, וגם שתישאר לו תחושת חוויה נעימה (בהמשך נגלה מה יותר חשוב 'נטו כיף' או שילוב של 'כיף, ידע ומציאות'… מתח). ככל שנצליח לעמוד באתגר, הקליטה של העובד תהיה טובה, הוא ירגיש חיבור חזק לארגון (כבר מהיום הראשון!) וכמובן שכל זה יתמוך ביעדי הארגון וישפר את הביצועים שלו.

איך עושים אונבורדינג אפקטיבי ומותאם?

כל תהליך אונבורדינג אפקטיבי צריך להיות מורכב ממספר שלבים:

הראשון, שלב ההכרות עם הארגון או במילים אחרות ה-DNA הארגוני. אנחנו רוצים שהעובד יכיר את הארגון, החזון, היעדים והמטרות, התרבות הארגונית, את בעלי תפקידי המפתח והסביבה הארגונית.

היבט נוסף של השלב הזה הוא, ההיכרות עם הביזנס. הכוונה לעולם העסקי בתוכו חי הארגון: הלקוחות, מובילי השוק בתחום, האסטרטגיה העסקית של הארגון, המתחרים ועוד.

השלב השני הוא של ההכשרה של העובד. מה התפקיד? איך עובד תהליך ההכשרה שלו? מהי האוטונומיה של העובד? (אגב. העצמאות של העובד בתפקיד היא אחד המרכיבים החשובים שלו בהחלטה אם יישאר בארגון).

השלב השלישי הוא שלב האוריינטציה לתפקיד. אנחנו רוצים שלעובד יהיו כל הכלים שהוא צריך בשביל להתמצא בארגון, בין בעלי התפקידים השונים, ובתפקיד החדש. אוריינטציה אפקטיבית תאיץ את הזמן הדרוש לו להיות פרודוקטיבי לארגון.

רכיב חשוב נוסף הוא כמובן העובד עצמו. מהן ההטבות שיקבל? כיצד הארגון רואה את ההתפתחות המקצועית והאישית שלו? או בקצרה מה העובד יקבל מעבודתו בארגון?.

ב-HR+ מלווים את הארגון בכל השלבים החשובים בתהליך. החל מניתוח ואבחון ארגוני, הגדרת מטרת התהליך לארגון, הגדרת קהל היעד, מיפוי נק' המגע של העובדים, בניית תוכנית התוכן ופיתוח תוצרי לימוד והכשרה בהתאם לשפת הארגון וערכיו, הטמעה באמצעות מערכות למידה וביצוע הכשרות מקצועיות.

מהי הטעות הנפוצה בתהליכי אונבורדינג?

"אני רוצה שבשבועיים הראשונים העובדים ירגישו רק פאן, פאן, פאן ולא ילמדו כלום". להפוך פיתוח תהליך אונבורדינג לחווייתי הוא באמת הכרח על מנת שהחומר יוטמע וייזכר, כדי שהעובדים ירגישו חיבור לארגון ובסופו של יום לא ירצו לעזוב. ב-HR+ עוזרים לייצר תהליך חוויתי שהכי רלוונטי לעובד מצד אחד והכי אפקטיבי לארגון מצד שני.

אבל (ויש פה אבל גדול!) זה לא אומר שהאונבורדינג צריך להיות כולו 100% רק חוויות, ריגושים ופאן. למה? כי הוא פשוט לא ישקף את המציאות "ביום שאחרי" ודווקא הפער הגדול שהוא יצור בין הציפיות של העובד לחיי היום יום בארגון, עלול ליצור את ההפך ממה שאנחנו רוצים שתהליך האונבורדינג ייצור. וזה מסוכן. לעיתים הרצון לייצר אונבורדינג שכולו 100% כיף וחוויות יושב על החשש המאוד גדול וריאלי מתחלופת עובדים גבוהה. אבל ב-HR+ מאמינים שאם עורכים אונבורדינג בצורה איכותית, מדויקת ומותאמת, אין באמת ממה לחשוש.

מה 'כן' לעשות באונבורדינג?

הנה מספר דוגמאות למה 'כן' אפשר לעשות בתהליך אונבורדינג איכותי. כמובן שמדובר בהצעות בלבד לפני התאמתן לארגון, למטרותיו ולתפקיד.

1. סיור 360 במשרדי הארגון. מדובר בסיור וירטואלי ככה שהעובד ידע כבר לאן הוא מגיע עוד לפני היום הראשון שלו.
2. וידאו ברכת Welcome מהמנכ"ל או בעל תפקיד אחר עם מסרים פרסונליים לעובד החדש באמצעות סרטון טוב שהוכן מראש עם טכנולוגיות מתקדמות. בסופו של דבר אין כמו ברכת הצלחה אותנטית לתחילת הדרך.
3. סרטון שיווקי שמרכז את כל המידע שהעובד צריך לדעת ומעניין אותו בתחילת הדרך כולל זכויותיו, מה מגיע לו וכו'.
4. כלי למידה (לומדות/סרטונים וכד') המסבירים לעובד את התפקיד, בוחנים במידת הצורך, נגישים בכל עת, מרכזים את כל המידע ויודעים לתת מענה לעובד על כל שאלה.
5. בוט HR שיודע לשאול את העובד מידי יום על התהליך שהוא עובר והחוויה שלו וכך ניתן לנטרל בזמן אמת אתגרים בתהליך האונבורדינג.

לסיכום

בזכות טכנולוגיות מתקדמות, ניסיון של שנים בעבודה בארגונים מובילים, המומחים של HR+ יודעים לייצר עבור הארגון תהליך אונבורדינג איכותי ואפקטיבי במסגרתו העובד החדש נקלט ונטמע בארגון בהצלחה רבה במטרה להשתלב בו לפרק זמן ארוך ומוצלח. עם תהליך אונבורדינג מדוייק כל תסריט אימה יהפוך לסרט הוליוודי שובר קופות!