איך לנהל ישיבת הנהלה מוצלחת
ישיבת ההנהלה בארגון שלכם לא מתנהלת כפי שהייתם רוצים ומצפים? רוב המשתתפים בוהים בפלאפונים, הישיבה מתארכת ועדיין לא הספקתם לעבור אפילו על מחצית מהאג'נדה וכל זה אם בכלל הישיבה התנהלה כסדרה ולא נדחתה? ייתכן והסיבה לכך היא שישיבת ההנהלה שלכם תבניתית ולא מותאמת לארגון הספציפי שלכם. מה עושים? יש לנו כמה הצעות בשבילכם.
אם גם אתם מרגישים שישיבת ההנהלה בארגון שלכם מפספסת את המטרה שלה ואתם מעוניינים לדעת איך לנהל ישיבת הנהלה מוצלחת המותאמת אישית לארגון שלכם, המאמר הזה בשבילכם.
המומחים של HR+ ריכזו עבורכם את כל מה שאתם צרכים לדעת בנושא. אז תשכחו את כל מה שידעתם על ישיבות הנהלה וקבלו כמה רעיונות מחוץ לחדר הישיבות.
מהי ישיבת הנהלה מותאמת אישית?
כולם יודעים שישיבת הנהלה היא אותה ישיבה המתקיימת בתדירות קבועה של אנשי מפתח בכירים בארגון, בראשות המנכ"ל, שבה דנים בנושאים החשובים שעומדים על הפרק על מנת לייצר יעילות ארגונית ולקדם את יעדיי הארגון. אבל מהי ישיבת הנהלה מותאמת אישית?
העיקרון הוא שישיבת הנהלה שמתאימה במשרד עורכי דין היא לא אותה ישיבת הנהלה שמתאימה בחברת היי טק. ישיבת הנהלה בחברה שיש בה 15 עובדים היא לא ישיבת הנהלה שמתאימה בחברה שיש בה 150 עובדים. אם חיפשתם בגוגל את ראשי המילים 'ישיבת הנהלה' סביר שתקבלו את אותה התבנית המוצעת לכל הארגונים. אך, האם זה יתאים גם לכם? אם ישיבות ההנהלה שלכם לא מקדמות את החברה לשום מקום, כנראה שהתשובה לכך היא שלילית.
אנחנו ב-HR+ מאמינים שעולם העבודה החדש קורא תיגר על כל מה שאנחנו מכירים במסורת הישנה של התרבות הארגונית, כולל ישיבות הנהלה, החל מהמקום, המשתתפים ואף המועד שבו היא מתקיימת. בואו נצלול לעומק הדברים.
אפילו אופן הנגשת הנתונים, לכל צוות צריך להציג את זה אחרת.
דוחות מאפשרים ניתוחים אסטרטגיים, דשבורד מאפשר ניתוח אופרטיבי ומיידי שמאפשר גם קריאה לפעולה מהירה. בגלל אופי הנתונים, המנהלים לעולם לא יבצעו ניתוח אסטרטגי ללמידה וזה התפקיד שלנו, לכן, כדאי להישאר עם הדוחות, אבל למנהלים חשוב להציג דשבורד.
איזה מדדים נציג, במקום טבלה עמוסה שמצריכה מאיתנו לסדר אותה לכל מנהל אגף.
מהי מטרת ישיבת הנהלה?
אם תשאלו מנכ"ל של חברה מה מטרת ישיבת ההנהלה סביר להניח שהוא ישיב שהמטרה היא אחת: לקדם את הארגון להשיג את יעדיו. בעולם הישן התשובה הייתה זוכה לדוז פואה. אבל, בעולם החדש המטרה לא חייבת להיות כל כך כללית ובטח שהיא לא חייבת להיות קבועה. להפך.
לישיבת הנהלה יכולות להיות תכליות שונות, כך למשל הצפת בעיות וסיוע הדדי למציאת פתרונות, הפניית זרקור אל עשייה מקדמת ועמידה ביעדים של מחלקות שונות בארגון, קבלת עדכונים, וכן, גם תכנון וקידום מטרות ועוד. הדגש כאן הוא על הפרטים הקטנים, הספציפיות.
יש להחליט מראש מהי מטרת הישיבה הספציפית וכמה זמן יש להקדיש לאותה מטרה. לאחר מכן מומלץ ליידע מספיק זמן מראש את כל המוזמנים לישיבת ההנהלה מהי מטרת הישיבה וכמה זמן היא אמורה להיערך על מנת שיוכלו להגיע מוכנים. זו הזדמנות לשוב ולשקול האם לכל המוזמנים לישיבת ההנהלה יש מה לתרום בנושא הספציפי שהולכים לדון בו. בנוסף, חשוב לנקוב במטרת הישיבה בפתחה על מנת שהדיון יהיה ענייני וממוקד.
מי רצוי שיהיו הנוכחים בישיבת ההנהלה?
האם אכן בכל ישיבת הנהלה צריכים להיות נוכחים המנכ"ל, המשנה למנכ"ל, וכן נציג בכיר מתחום המכירות, הכספים והתקציב, כח האדם, המכירות, השיווק?
אנחנו רוצים לנפץ את המיתוס שבישיבות הנהלה רצוי שישבו כל אנשי המפתח בארגון. דבר ראשון, חשוב שתבחרו את האנשים שהמידע נמצא בידיהם והם ידעו לתת את התשובות לשאלות ולקדם את מטרות הישיבה.
דבר שני, לא לכל ישיבה רצוי להזמין את כל אנשי ההנהלה. בשביל שישיבה תהיה מוצלחת, יעילה וממוקדת רצוי להתאים בין המטרה שלה והנושא שבו הולכים לדון לבין המשתתפים.
הגיוני שבישיבות עם נושאים רוחביים כמו הצבת יעדים רבעוניים רצוי שכל חברי ההנהלה ישתתפו בהן. אבל לא כל הישיבות הן כאלה. פחות הגיוני שנציג מחלקת השיווק יגיע לישיבה שבה המטרה היא גיוס כוח אדם למחלקת הכספים. לכן אנחנו מזמינים אתכם לצאת מהקופסה ולחשוב לפני כל ישיבת הנהלה מי האנשים שבאמת יכולים לקדם את המטרה שהצבתם.
5 עקרונות איך לנהל ישיבת הנהלה מותאמת לארגון שלכם
אוקיי, אז אחרי שדנו במהי ישיבת הנהלה לא תבניתית, דנו בתכלית המשתנה ומי רצוי שישתתף בכל ישיבה וישיבה, כעת נתמקד ב-5 עקרונות שייעזרו לכם לנהל ישיבה מוצלחת.
עיקרון מס' 1 לא דוחים אף ישיבת הנהלה
כמה שזה קל להיכנע ללחצים של הבלת"מים והמשימות השוטפות ולבטל ישיבת הנהלה שנקבעה אי שם בתחילת שנה. במיוחד אם המנכ"ל או חבר צוות אחר נעדרים. העניין הוא כזה- אף פעם אין זמן "טוב" לישיבות הנהלה להתקיים. תמיד יש משהו, פעם הבן של המנכ"ל חולה ופעם אחרת יש קרייסס דחוף באחת המחלקות בארגון.
ישיבת הנהלה מספיק חשובה בשביל שהיא תתקיים כסדרה במועד שבו נקבעה מספיק זמן מראש. ומה קורה אם אחד מאנשי המפתח לישיבה לא יכול להגיע?
אם למשל מדובר בחברה גדולה שראשי הארגונים נעדרים תכופות או שחלק מהעובדים עובדים באופן היברידי ניתן לקיים את הישיבות באונליין.
עיקרון מס' 2 ישיבות הנהלה קצרות
כשדיברנו על מטרת הישיבה הזכרנו שחשוב להתאים את משך המשיבה למטרה. יש נושאים שראוי להקדיש להם יותר זמן ולהפך. עם זאת, חשוב לציין שלא משנה מהו הנושא שנמצא על הפרק, יכולת הריכוז של בני האדם היא מוגבלת. תוסיפו לזה את כמות המשימות שמחכה להם, סדר יום צפוף, פלאפון שמהבהב ומתריע כל שנייה וזהו. איבדתם אותם.
לכן חשוב לא לעבור את השעה ורצוי אף לקצר.
אם יש לכם הרבה תוכן להעביר רצוי להשתמש בעזרים דיגיטליים ולא, אנחנו לא מתכוונים למצגות. סרטונים קצרים שניתן להכין בקלות מראש יכולים להשאיר את המשתתפים מרוכזים ולהעביר מסרים ונתונים בצורה ממוקדת.
עיקרון מס' 3 לא מתפרצים לדברים אחד של השני
דיברנו לא מעט על מה לעשות, לא פחות חשוב זה מה לא לעשות. אחד הדברים הכי חשובים הוא לשמור על תרבות דיון ולא להתפרץ לדברים אחד של השני. לא פעם מתקיימים ויכוחים, ישנן אי הסכמות או דעות מנוגדות. זה טבעי והגיוני בחדר שבו יושבים לא מעט אנשים, בטח כשמדובר על אנשים בכירים במחלקות שונות בארגון שרואים את הדברים מכיוונים שונים.
חשוב להגיד, אנחנו לא נמצאים בתוכנית של 'אופירה וברקו' או 'אולפן שישי'. ישיבה שבה יהיו התפרצויות וצעקות לא תכבד את הנוכחים שלה ולא תשיג את מטרותיה. התפקיד של המנכ"ל היא לנהל את הישיבה ביד רמה ולדאוג שהמשתתפים יוכלו להישמע בזמנם ובתורם תוך כבוד הדדי.
עיקרון מס' 4 בחרו את המועד המתאים
הדרך לנהל ישיבת הנהלה מוצלחת היא לקבוע מועד מתאים לישיבה. אז מהו הזמן האידיאלי? אין תשובה אחת. הכל תלוי בארגון עצמו.
אם מדובר בארגון בינלאומי שסגור ביום ראשון אז לקיים את ישיבת ההנהלה ביום שני יכול להיות לחוץ. במקרה כזה עדיף לדחות אותה ליום שלישי או רביעי.
אם לארגון שבוע עבודה מקוצר אז עדיף לא לקבוע את הישיבה קרוב ליציאה לסופ"ש.
חשוב שכל ארגון יבחן מהם זמני העבודה הטובים ביותר בהם העובדים מרוכזים בעבודה ולא מתאוששים מהסופ"ש או עם הפנים קדימה אליו.
עיקרון מס' 5 לא לשכוח לסכם ולחלק רשימת משימות
בדיוק כמו שפתיחת הישיבה והצגת מטרת הישיבה חשובים כך גם, אם לא יותר, חשוב לסכם את הישיבה, לקבוע רשימת משימות ריאלית, לחלק את האחריות ולקבוע לוחות זמנים לביצוע. זו למעשה הדרך היחידה להפוך ישיבת הנהלה כללית עם הרבה דיבורים לישיבה פרקטית עם מעשים שתביא תוצאות.
את הסיכום לרשימת המשימות יש לתעד בפרוטוקול ולהפיץ אותו באותו היום שבו התקיימה ישיבת ההנהלה או לכל המאוחר בוקר למחרת. יש חשיבות להפצת פרוטוקול ישיבת ההנהלה בזמן אחרת אתם חשופים לטיעון 'לא ידעתי. לא שמעתי. אה, אני הייתי צריך לעשות את זה?!'.
לסיכום
איך לנהל ישיבת הנהלה שמותאמת לארגון שלך? ישיבות הנהלה לא חייבות להיות תבניתיות, משעממות, לא ממוקדות ורחוקות מהשגת המטרות שלהן. ההפך הוא הנכון.
הסוד הוא להגדיר ולהתאים את ישיבת ההנהלה לאופי של הארגון, להגדיר מראש את מטרות הישיבה הספציפיות, להזמין את אנשי המפתח הרלוונטיים, להשתמש בעזרים דיגיטליים, לקיים פרוטוקול מסודר, לסכם את הישיבה, לקבוע משימות לביצוע, לא להאריך בדברים ולהישאר ממוקדים.
ב-HR+ מציעים לכם לשכוח מתבניות ישנות, להיות יצירתיים ולחשוב כל הזמן על התאמת ישיבת ההנהלה לארגון שלכם. בהצלחה.
מאמרים נוספים
פודקאסט של ד"ר מיכאל מירו עם עידן טפירו
"מיכאל מירו משוחח עם עידן טפירו המייסד והשותף ב HR+ על הצורך בשינוי תהליכח קליטת עובדים, מהמח..."
רדיו צפון חיפה, 29.12.2024
"בשורה לתושבי הצפון שאיבדו את מקום עבודתם, או מעוניינים בהסבה מקצועית, אך מתקשים להגיע ללמוד ..."
News1, 5.12.2024
"איך להקל על מילואימניקים את החזרה למקום העבודה? היום הראשון הוא הזדמנות להתחיל ברגל ימין ● ש..."
ראיון ב- 94FM רדיו גלי ישראל, 24.11.2024
"שימור עובדים, לא בהכרח.. עידן טפירו בראיון בגלי ישראל על שיטת אחרת לגיוס עובדים, איך ואת מי ..."
ביזנעס, אתר הכלכלה החרדי, 19.11.2024
"כמה עולה עובד? מדי שנה מוחלפים בישראל כ-80% מהעובדים בתפקידים זוטרים ו-20% בדרג הביניים ובדר..."
וואלה, מדור כסף, 10.11.2024
"עדיף למעסיקים להתמקד במיומנויות וכישורים לתפקיד, ופחות בניסיון המקצועי כפי שהוא עולה מקורות ..."
ראיון ב- 104.5FM רדיו צפון, 18.11.2024
""חייבים לשנות את שיטות הגיוס ולא לפסול או לקבל על בסיס קו"ח בלבד". עידן טפירו..."
"אני נזכרת בכישלון הזה… איך הבאתי את זה על עצמי?" בניית פרזנטציה מנצחת | שירלי ארמלנד חן | פרק 19
"שירלי היא מומחית בהעברת מסרים בדגש על מסרים ויזאולים, היא מנהלת את קהילת Now you’re talking ..."
נשבר משהו בסיסי של תקווה…" על מדע התקווה וכיצד לאמץ את מודל התקווה? | עידן טפירו| פרק 18"
"הפרק הראשון שהקלטנו אחרי אירועי ה-7/10. הרגיש לנו קצת מוזר להקליט על כישלונות כש"פיל&qu..."
”כשלון מפורסם שהוא כמו אות קין במצח” איך מחבקים כשלון וצומחים ממנו (ובגדול!) | ברנרדו בלחוביץ’ | פרק 17
"כנרת היא יועצת ארגונית שעובדת עם ארגונים מובילים במשק הישראלי. אוהבים פיצה?? (מי לא), אוהבים..."
”יש ימים שבא לחזור למיטה ולהתכסות בשמיכה…” מודל היידגר בליוויי מנהלים וארגונים”| כנרת סקאזי | פרק 16
"כנרת היא יועצת ארגונית שעובדת עם ארגונים מובילים במשק הישראלי. מה הכישלון שכנרת בחרה לשתף עם..."
”התפקיד של מנהלים בארגונים זה לייצר סביבות עבודה שאנשים יכולים לפתח את הכישורים שלהם”| אלון שוורץ | פרק 15
"משהו באנרגיה של ציפי פשוט גרם לי להיפתח ולספר בפעם הראשונה על כישלון מאוד כואב שגרם לי להתקף..."
”באותו היום התחברו לי ’תסמונת המתחזה’ ו’הקיץ של אביה’”| ציפי רחמני| פרק 14
"משהו באנרגיה של ציפי פשוט גרם לי להיפתח ולספר בפעם הראשונה על כישלון מאוד כואב שגרם לי להתקף..."
”אני לא מצטערת, כי המסע שהלכתי בו לימד אותי כל כך הרבה על עצמי” | אירית חומסי | פרק 13
"דנה ארנון פרי היא מומחית באוריינות נתונים – שמייעצת ומעבירה סדנאות והדרכות לעבודה עם נתונים ..."
”אפשר למות ממנת יתר של יצירתיות!” | נועם הרץ | פרק 12
"דנה ארנון פרי היא מומחית באוריינות נתונים – שמייעצת ומעבירה סדנאות והדרכות לעבודה עם נתונים ..."
”שנדע לטעות בכיוון הנכון…” ורפלקציה על כישלון | דנה ארנון פרי | פרק 11
"דנה ארנון פרי היא מומחית באוריינות נתונים – שמייעצת ומעבירה סדנאות והדרכות לעבודה עם נתונים ..."
”אם אני רוצה סיכוי להגיע לאוורסט, אני חייב לצאת לדרך” | יאן ”יאנקו” קוטליארסקי | פרק 10
"כבר למעלה מעשור יאן עוזר לאנשים, ארגונים וחברות לנהל את אסטרטגיית השיווק שלהם ובגדול לספר את..."
”חיים של יזם היא שרשרת ארוכה של כשלונות” – על חוסן של יזמים והערכת עובדים | ניסים טפירו | פרק 9
""חיים של יזם, של חברה קטנה, סטרטאפ הם שרשרת של ארוכה של כשלונות, ואז מדי פעם משהו מצליח..."
האומץ שאחרי הכשלון – איך להמשיך להיות אמיצים אחרי כשלון מפואר? | מיכל המאירי | פרק 8
"מיכל המאירי כיום מנכ"לית של חברת Make It Happen שעוסקת בליווי ארגונים, מנהלות ומנהלים ב..."
”רגע אחד את על גג העולם, ורגע שני מתרסקת” -מפות חשיבה לתחקור כשלונות | עינת להב| פרק 07
"עינת להב מנחה סדנאות ותהליכי חשיבה דרך עבודה עם מפות חשיבה. עינת מספר לגיל ציוני מה הן מפות ..."
הכשלון הכי גדול בחיים המקצועיים שלי” – הערכת הדרכה | דר’ דני קליין | פרק 06
"אזהרה! לאחר שתקשיבו לפודקאסט הזה – לא תוכלו להשתמש במודל קירקפטריק ללא נקיפת מצפון מקצ..."
”אסנת אל תלכי…” – כישלון בשימור מפתחי למידה | עידו גנור | פרק 05
"עידו גנור, איש למידה ארגונית ב- 14 השנים האחרונות, מנהל חטיבת הדיגיטל בחברת הייעוץ לוטם, מרצ..."
למה הם לא לומדים??? מוטיבציה ללמידה | מוטי אלנקווה | פרק 04
"מוטי אלנקווה הוא איש הדרכה בכל רמ"ח אבריו, כיום הוא Head of customer and training sales..."
של מי הכישלון הזה בכלל? כשלון תודעתי וכשלונות מנהיגותיים | הילה מזור| פרק 03
"תכירו את הילה מזור – יועצת ארגונית, מפתחת מנהיגות, מנחת סדנאות ועוסקת בפיתוח מנהלים וה..."
יש לי ”כשלים” במובן זה שאני יכול ליצור תגובות שגויות או לא הולמות | צ’אט GPT | פרק 2
"גיל ציוני בשיחה מטורפת עם הצ'אט GPT על כשלונות, מה הוא מגדיר ככשלון? למה לדעתו אנשים נמנעים ..."
כשלון בגיוס עובדים ומודל התקווה | עידן טפירו | פרק 01
"גיל ציוני מראיין את עידן טפירו מספר על הכישלון שצילק אותו להרבה זמן. למה זה קרה ומה הוא למד ..."
איך לנהל ישיבת הנהלה מוצלחת
"ישיבת ההנהלה בארגון שלכם לא מתנהלת כפי שהייתם רוצים ומצפים? רוב המשתתפים בוהים בפלאפונים, הי..."
מה זה מסע לקוח?
"חווית מטופל, חוויית לקוח, חווית עובד. קו ברור מחבר בין שלושתן, את כולן מניעים ומחזקים אוטונו..."
פיתוח מנהלים במודל "כישורים זה החיים"
"מנהל טוב הוא אחד ממחוללי הצמיחה והשינוי הגדולים ביות בחברה או ארגון. זה נכון עבור מנהלים בכל..."
פיתוח הדרכה ולמידה בארגונים – המדריך המלא
"הכירו את התחום המופלא והבולט בכל ארגון: פיתוח הדרכה ולמידה בארגונים. היום, כל ארגון יודע שאם..."
הערכת אפקטיביות הדרכה
"הבנת חשיבות ההדרכה היא קריטית לצמיחתו והצלחתו של כל ארגון. עם זאת, לעיתים קרובות מתעלמים מהי..."
מיתוג מעסיק
"בעולם התחרותי של רכישת כישרונות, ישנה מילת באז המהדהדת באופן עקבי במסדרונות של מחלקות משאבי ..."
תהליך גיוס עובדים
"בנוף העסקי התחרותי של היום, קיים צוות מהשורה הראשונה שהוא חיוני יותר מאי פעם. עבור עסקים, הצ..."
איך להגביר מוטיבציה של עובדים?
"בכל ארגון, קטן או גדול, טיפוח סביבת עבודה חזקה וחיובית הוא קריטי. אחד ההיבטים החיוניים של סב..."
תהליך אונבורדינג לקליטת עובדים מושלמת
"דמיינו לכם את התסריט הבא: עובד נבחר בקפידה אחרי תהליכי גיוס ומיון קפדניים, עבר הכשרה והחל לע..."
למידה דיגיטלית ויתרונותיה
"נפתח בחידה. איך אפשר ללמד כמות גדולה של עובדים, שחלקם מהם מרוחקים פיזית ממשרדי הארגון, אודות..."
תהליך קבלת החלטות בארגונים – כלים וטכניקות למנהלים
"קבלת החלטות בארגונים משחקת תפקיד מרכזי בהצלחת הארגון. בראש ובראשונה, החלטות קובעות את דרך הפ..."
איך לראיין עובדים? 10 טיפים לגיוס איכותי ומדויק
"ההון האנושי הוא נקודת חוזק של חברות וארגונים רבים והם שמחים מאד לספר את זה לכל מי שמוכן לשמו..."
חוויית עובד בארגון – הרבה מעבר למשכורת
"אנחנו רגילים לחשוב במונחים של "חוויה" בעולם העסקי, אך כמעט תמיד מדובר בחוויית לקוח..."
יום אוריינטציה לעובד חדש – איך נוציא ממנו את המקסימום?
"יש שיאמרו שיום האוריינטציה הוא היום המשפיע ביותר על העובדים החדשים, כיצד ייכנסו לתפקיד. למה ..."
הערכת ביצועים
"הערכת הביצועים, האירוע הקסום הזה שאנחנו לא מייחסים לו לפעמים את החשיבות הראויה. לאחרונה העבר..."
גיוס עובדים
"טוב, בואו נדבר על גיוס מגוון… כולם שמים את זה כיעד, אנחנו רוצים לגייס בעלי מוגבלויות, ..."
הערכת אפקטיביות
"הערכת אפקטיביות של תהליכי ההדרכה, צמד המילים שכל פעם שמישהו מבקש אותו ממני אני מתחיל בנאום ש..."
חווית עובד
"עובר על פוסטים בקבוצות מקצועיות בפייסבוק, גיוס, משאבי אנוש, you name it, אחד הדברים שמפתיעים..."
חווית עובד/חווית לקוח
"יש משהו בנושא של חווית לקוח שמרתק אותנו, מה גורם לאנשים להגיד שהיתה חויה כזו שרוצים לחזור אל..."
איך לנהל ראיון
"השבוע אני רוצה להתמקד באחת מכשירויות הליבה של מנהלים בישראל, היכולת לבצע ריאיון. אני שואל את..."
הערכת למידה: איך לבצע בצורה אפקטיבית?
"על פניו נשמע כמו משהו שכולם עושים, אבל השאלה היא, האם עושים את זה נכון ובצורה אפקטיבית?! והת..."
Let’s Meet
רוצים להתייעץ איתנו?
השאירו פרטים ונחזור אליכם